Un employeur peut-il mettre fin à un usage comme il l'entend ?
Ayant été confrontés à plusieurs cas problématiques sur le sujet, il est apparu judicieux aux membres du Cabinet de vous faire un petit récapitulatif de cette fameuse procédure de dénonciation d’un usage d’entreprise.
Avant toute chose, qu’est-ce qu’un usage d’entreprise et comment l’identifier ?
Un usage d’entreprise est une pratique qui confère un avantage soit à l’ensemble des salariés soit à certaines catégories de salariés.
Cette pratique, afin qu’elle puisse être obligatoire et être considérée comme usage, doit présenter les caractères de :
généralité, c’est-à-dire concernée tout le personnel ou une partie du personnel bien déterminée, et non des salariés pris individuellement ;
constance, c’est-à-dire être répétée ;
fixité, c’est-à-dire être déterminé selon des critères objectifs et des règles prédéterminées.
Une simple tolérance ou libéralité ne peut être considérée comme un usage. Dans ce cas, une information du ou des salariés concernés est suffisante.
Cependant, dès lors que les conditions précitées sont réunies, il s’agit bel et bien d’un usage d’entreprise.
L’employeur qui souhaite le dénoncer doit alors respecter obligatoirement et rigoureusement les règles applicables à la procédure de dénonciation d’un usage.
Dès lors que la dénonciation est régulière, les salariés ne peuvent pas revendiquer le maintien de l’avantage acquis. A contrario, lorsque la dénonciation est irrégulière, les salariés peuvent réclamer l’avantage jusqu’à sa dénonciation régulière ou la conclusion d’un accord d’entreprise ayant le même objet.
Comment dénoncer un usage d’entreprise ?
L’employeur peut valablement dénoncer un usage dès lors qu’il a :
informé/consulté le comité social et économique (CSE) ;
informé individuellement chaque salarié ;
respecté un délai de prévenance suffisant.
Maintenant, détaillons chaque étape !
Dans un premier temps, l’employeur doit informer de sa décision le CSE et ce, dans les règles de l’art. En effet, une inscription à l’ordre du jour et une transmission de cette information lors d’une réunion du comité sont nécessaires. Quant à la consultation, celle-ci est exigée notamment lorsque la suppression concerne la durée du travail, les conditions d’emploi ou la formation professionnelle.
L’employeur peut se retrouver privé de son droit de dénoncer à un usage lorsque le défaut de représentants du personnel est dû à un manquement à ces obligations concernant l’organisation des élections professionnelles. Il est donc important si l'usage a été dénoncé avant la mise en place de votre CSE de vérifier si l’employeur est en mesure de produire un procès-verbal de carence.
Dans un second temps, l’employeur doit informer individuellement chaque salarié concerné, ou susceptible de l’être (si le bénéfice de l’usage est lié à une condition d’ancienneté par exemple), par l’avantage faisant l’objet d’une dénonciation.
Cette information étant individuelle, elle ne peut bien évidemment pas se faire par affichage ou par diffusion d’une note interne à l’intention du groupe de salariés concernés.
L’employeur est donc tenu d’adresser une lettre d’information à chaque salarié.
Enfin, un délai de prévenance doit être respecté.
En effet, il n’est pas possible de supprimer du jour au lendemain un tel avantage. Entre la décision de l’employeur de dénoncer l’usage et la suppression de l’avantage doit nécessairement s’écouler un délai de prévenance suffisant, notamment pour permettre d’éventuelles négociations.
Plusieurs éléments peuvent être pris en compte pour apprécier la durée de ce délai, notamment :
la nature de l’avantage accordé ;
le nombre de salariés concernés et susceptibles d’être concernés ;
l’importance et les conséquences de la suppression de l’avantage pour ces salariés ;
le temps durant lequel l’avantage a été accordé.
Si cette procédure n'a pas été respectée, chaque salarié concerné est recevable et bien fondé à réclamer l'application des effets de l'usage rétroactivement !